Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ДОВІДКА
про результати вивчення роботи
Гайсинського районного суду Вінницької області
Відповідно до графіка вивчення стану організації роботи з ведення діловодства, судової статистики, кадрових питань, роботи зі зверненнями громадян в місцевих загальних судах Вінницької області у 2014 році, затвердженого наказом начальника ТУ ДСА України в Вінницькій області від 20 грудня 2013 року № 82, працівниками територіального управління 27 березня 2014 року вивчено стан організації роботи Гайсинського районного суду Вінницької області.
До складу комісії з вивчення роботи суду увійшли:
Кислиця О.С. – заступник начальника управління;
Колодько Н.С. – завідувач сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій;
Волощук І.О. – головний спеціаліст сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій;
Кузьміна І.О. – головний спеціаліст сектору кадрової роботи;
Шевчук Т.А. – головний спеціаліст відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.
Відповідно до Рішення Ради суддів України від 17.07.2009 № 68 головою Гайсинського районного суду Вінницької області призначений Ковчежнюк Василь Миколайович. Троє суддів Гайсинського районного суду Вінницької області обрані на посаду судді безстроково та троє суддів – призначені на посаду судді вперше.
Керівником апарату Гайсинського районного суду Вінницької області призначено Цимбал Ніну Василівну. На даній посаді працює з 13.02.2007 р.
Штатним розписом Гайсинського районного суду Вінницької області передбачена 31 штатна посада: 6 суддів, 22 державних службовці, 1 службовець, 2 робітники. Станом на звітну дату в суді наявні чотири вакантних посади державних службовців.
Номенклатура справ Гайсинського районного суду на 2013 рік затверджена експертною комісією суду (протокол від 06.12.12 № 2), погоджена експертно-перевірною комісією архівного підрозділу Гайсинської РДА 05.12.12 (протокол №6), затверджена головою суду 07.12.12. Номенклатура справ суду на 2014 рік погоджена експертною комісією суду 09.01.2014 (протокол №1), погоджена ЕПК Гайсинської РДА 21.01.2014 (протокол № 1), затверджена головою суду 21.01.2014.
До номенклатури справ суду, з урахуванням вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – Інструкція з діловодства), увійшли обліково-статистичні картки на справи та матеріали, картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, облікові журнали. Усі матеріали поточного діловодства проіндексовані у відповідності до номенклатури справ суду.
Відповідно до наказу голови суду від 02 листопада 2012 року № 12 затверджено склад експертної комісії суду. Експертну комісію суду очолює суддя.
Положення про діяльність експертної комісії суду та Положення про архів суду затверджені наказом голови суду від 16 листопада 2006 року № 89.
Рекомендація: У зв’язку із затвердженням Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (наказ Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5), виникає потреба у затвердженні Положення про діяльність експертної комісії суду та Положення про архів суду з урахуванням вимог вищевказаного типового положення.
У місцевому суді склалася практика річного планування роботи.
Плани роботи Гайсинського районного суду складає керівник апарату, затверджуються плани роботи головою суду, схвалюються зборами суддів. План роботи суду на 2013 рік затверджено головою суду 29 грудня 2012 року, на 2014 рік – затверджено 26 грудня 2013 року. Заплановані заходи охоплюють усі напрямки діяльності апарату суду та суддів. Контроль за виконанням запланованих заходів постійно здійснюється головою суду та керівником апарату суду, вчасно вносяться відмітки про виконання запланованих заходів.
Керівником апарату складено план навчання з працівниками апарату суду. До плану включено актуальні питання діловодства, питання проходження державної служби, правила поведінки державних службовців та працівників апарату суду. Навчання проводять працівники апарату суду, до кожного питання підготовлено матеріали лекції. Проведення навчання фіксується у протоколі.
Усі заплановані на 2013 рік навчання проведені (12 навчань), станом на 27.03.2014 проведено 3 навчання з працівниками апарату суду.
Особливої уваги приділено вивченню Інструкції з діловодства, що вступила в дію з 01 січня 2014 року. Керівником апарату розроблено перелік тестових питань до кожного розділу Інструкції з діловодства з метою визначення рівня знань її положень кожного працівника апарату суду.
Рекомендація: до плану навчань включити вивчення «Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003». Проводити навчання з питань роботи «Електронного суду» (можливість виклику осіб до суду шляхом надсилання СМС-повісток та надсилання учасникам судового процесу (кримінального провадження) копій судових рішень в електронному вигляді).
При плануванні роботи суду значної уваги приділено аналітичній роботі. У суді склалася практика підготовки узагальнень суддями та помічниками суддів.
Варто відмітити високу якість узагальнень та актуальність тем узагальнень. Узагальнення підготовлені у вигляді тексту та порівняльних таблиць з урахуванням показників минулих років. В місцевому суді проведено аналіз причин скасування судових рішень, узагальнення судової практики розгляду слідчими суддями клопотань про заходи забезпечення кримінального провадження, огляд стану виконання постанов про привід, узагальнення практики розгляду справ про злочини, вчинені неповнолітніми, та ін. Впродовж 2013 року проведено 20 узагальнень, у першому кварталі 2014 року – 11.
Ведення діловодства за зверненнями громадян здійснюється у відповідності до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою КМУ від 14.04.1997 р. № 348. Відповідальною за ведення діловодства за зверненнями громадян у Гайсинському районному суді є старший секретар суду Селіщева Світлана Вікторівна (наказ голови суду від 07 квітня 2011 року №11 од).
Прошито, пронумеровано та завірено печаткою журнали реєстрації звернень громадян. Документи щодо організації роботи зі зверненнями громадян внесені до номенклатури справ суду.
Провадження за зверненнями громадян сформовані належними чином, містять опис. Відповіді заявникам надані без порушення встановлених законодавством термінів.
Впродовж 2012 року зареєстровано 3 звернення громадян. Впродовж 02013 року та станом на 27.03.2014 звернення громадян (скарги, заяви) не надходили.
Рекомендація: оскільки до суду надходить незначна кількість звернень громадян (або взагалі не надходить), відсутня потреба у формуванні журналу реєстрації звернень громадян на кожен рік окремо. З метою економії бюджетних коштів на виготовлення бланкової продукції рекомендуємо продовжити відповідний журнал, ведення якого розпочате у 2009 році.
Керівництвом Гайсинського районного суду приділяється належна увага інформаційному забезпеченню громадян, які звертаються або викликаються до суду. На інформаційних стендах розміщено банківські реквізити для сплати судового збору; реквізити рахунків для оплати подачі апеляційних та касаційних скарг; списки справ, призначених до розгляду; графіки прийому громадян головою суду, керівництвом ТУ ДСА, зразки заяв та ряд інших інформаційних матеріалів.
Активно висвітлюється діяльність суду на власній веб-сторінці у складі офіційного сайту «Судова влада України». На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17 січня 2014 року № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом забезпечено оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя на веб-сайті суду у складі веб-порталу судової влади. Також на веб-сайті суду оприлюдненні базові показники ефективності діяльності суду за 2013 рік (на виконання рішення Ради суддів загальних судів від 13 лютого 2014 року).
Середньомісячне надходження справ та матеріалів на одного суддю Гайсинського районного суду Вінницької області у 2013 році становило 66,01 справ (у порівнянні з минулим звітним періодом середньомісячне надходження справ та матеріалів збільшилось на 16,26%), з них кримінальних справ – 3,35, адміністративних справ – 0,86, цивільних – 20,08, справ про адміністративні правопорушення – 18,7.
У провадженні Гайсинського районного суду Вінницької області у 2013 році знаходилось на розгляді 280 кримінальних справ. Залишок нерозглянутих кримінальних справ на кінець звітного періоду – 52 справи (18,57%). Усього засуджено 205 осіб, вироки щодо 27 осіб скасовано і змінено Апеляційним судом Вінницької області, що становить 13,17% від загальної кількості справ засуджених.
У 2013 році в провадженні Гайсинського районного суду Вінницької області перебувало 62 адміністративні справи. Нерозглянутими на кінець звітного періоду залишились 9 справ (14,52%).
У 2013 році в провадженні Гайсинського районного суду Вінницької області знаходилось 1145 цивільних справ (позовного і окремого провадження). Залишок нерозглянутих справ становить 78 справ (6,81%). Апеляційним судом скасовано і змінено 9 рішень, прийнятих суддями Гайсинського районного суду Вінницької області, що становить 1,03% від загальної кількості розглянутих справ з винесенням рішення.
У 2013 році суддями Гайсинського районного суду Вінницької області розглянуто з винесенням постанови в справах про адміністративні правопорушення, відносно 1678 осіб.
Відповідно до вимог Інструкції з діловодства в суді забезпечено реєстрацію та передачу процесуальних документів і судових справ для розгляду. Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Справи передаються суддям під підпис у реєстрі.
Після закінчення провадження справа передається до канцелярії суду по журналу розгляду судових справ і матеріалів суддею. Такий порядок встановлено в суді з метою контролю за проходженням справ у суді.
Журнали розгляду судових справ і матеріалів суддею прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою, проте, контроль за їх веденням з боку керівництва суду не здійснюється. Про це свідчить стан ведення журналу судді Капуша І.С. – журнал заповнюється неохайно, записи у журналі не відповідають графам, у багатьох випадках не вказано дату повернення розглянутої справи до канцелярії суду, не завжди вказуються наслідки розгляду судової справи, причини відкладення чи зупинення провадження у справі.
Рекомендація: керівнику апарату запровадити практику перевірки ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею один раз у два тижні, забезпечити оперативність та достовірність унесеної до журналів інформації.
В ході вивчення стану організації роботи суду були оглянуті обліково-статистичні картки на кримінальну справу, кримінальне провадження, скаргу приватного обвинувачення за 2012-2013 роки. Обов’язки по реєстрації справ, кримінальних проваджень покладено на секретаря суду Коляду Тетяну Василівну, стаж роботи на займаній посаді 5 років 9 місяців.
Залишок нерозглянутих кримінальних справ на початок 2013 року становить 52 справи та відповідає дійсності.
При реєстрації кримінальних справ дотримано хронологію, повно заповнюється інформація щодо підсудних, призначення справ до розгляду, причини відкладення розгляду, дані щодо потерпілих.
Однак, сформовані в автоматичному режимі звіти показали, що не було належним чином відмічено в ОСК зміну обвинувачення, а також некоректно проводиться відмітка в ОСК дат підготовчого розгляду справи. В результатах розгляду кримінального провадження із затвердженням угоди під час підготовчого розгляду, результат розгляду було вказано в ОСК у вкладці «судовий розгляд», замість «підготовчий розгляд».
Заповнення карток при перереєстрації справ відбувається з дотриманням вимог п. 3.10.6 Інструкції з діловодства (заповнюється поле «Перереєстрація»). У картках на розглянуті кримінальні справи, кримінальне провадження зазначаються відомості про набрання законної сили вироком (постановою, ухвалою) та щодо виконання рішення.
Клопотання слідчих органів та скарги на їх дії реєструються належним чином.
Станом на 27 березня 2014 року в суді зареєстровано 85 кримінальних проваджень, 19 кримінальних справ, 121 клопотання.
Обліково-статистичні картки на цивільні, адміністративні справи заповнюються в день надходження позовних заяв, заяв та скарг після обліку їх у журналі вхідної кореспонденції. Реєстрацію та облік даних справ здійснює старший секретар суду Селіщева Світлана Вікторівна, стаж роботи на займаній посаді 3,5 роки.
Цивільні та адміністративні справи за 2013-2014 роки обліковуються належним чином.
Залишок нерозглянутих цивільних справ позовного провадження станом на початок 2014 року, що відображені у звіті за формою №2-Ц «Про розгляд справ у порядку цивільного судочинства», становить 78 справ та відповідає дійсності.
Залишок нерозглянутих адміністративних справ, що відображені у звіті за формою №2-А «Про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства», становить 9 справ та відповідає дійсності.
Обліково-статистичні картки на справи позовного провадження та адміністративні справи ведуться належним чином: визначено рядок звіту, заповнюються відомості щодо сторін у справі, суті позову, вартісні показники, відомості про судовий розгляд справи, відображено надходження апеляцій у справах та результати апеляційного розгляду справи та ін.
Згідно сформованого в автоматичному режимі звіту було виявлено некоректний облік позовних заяв у разі залишення без руху, повернення, в ОСК на дані справи було відмічено одночасно і повернення позовних заяв позивачу і відкриття провадження.
Станом на 27 березня 2014 року в суді зареєстровано 24 адміністративних справи, 272 цивільні справи позовного провадження, 63 цивільних справи окремого провадження та 18 справ наказного провадження.
Обліково-статистичні картки на справи про адміністративні правопорушення заповнюються в повному обсязі, хронологія і нумерація карток не порушена. Реєстрацію та облік справ про адміністративні правопорушення здійснює секретар суду Олійник Алла Павлівна, стаж роботи 11 років. Станом на 27 березня 2014 року в суді зареєстровано 422 справи про адміністративне правопорушення.
Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, заповнюються належним чином. Одночасно відбувається контроль за тим, щоб у кожній розглянутій кримінальній справі було виписано картку на особу, заповнено картку на особу в авторизованій системі документообігу суду, картки на особу, що набули чинності підписувались електронним цифровим підписом судді для належного обміну із Єдиним реєстром досудового розслідування.
Контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих на розгляд судді, оформлені та ведуться відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
Відповідальною за облік речових доказів в суді є секретар суду Коляда Тетяна Василівна. В Гайсинському районному суді забезпечено систематичну перевірку наявності та збереження речових доказів, про що складено відповідні акти.
Журнал обліку речових доказів оформлений належним чином, заповнюється у повному обсязі. Разом з тим, у журналі обліковуються і ті речові докази, що не приєднані до справи і не передавалися на зберігання до суду. Облік у журналі таких речових доказів суперечить вимогам Інструкції з діловодства (пункт 11.1) та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженій спільним наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Верховного Суду України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України та Державної судової адміністрації України від 27 серпня 2010 року № 51/401/649/471/23/125 (далі – Інструкція про речові докази).
Відповідно до пунктів 47 та 48 Інструкції про речові докази, «приєднані до кримінальної справи речові докази після завершення дізнання або досудового слідства і передачі справи до суду, а також у разі передачі справи до іншого органу для подальшого проведення дізнання або досудового слідства передаються разом з кримінальною справою. Про це щодо кожного об'єкта, який передається, в книзі обліку речових доказів робиться відповідний запис. Реєстрація речових доказів, долучених до справи судом, проводиться в день винесення постанови судді або ухвали суду.
Журнал обліку апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань прокурора в кримінальних справах за 2013 рік виготовлений не типографським способом. Враховуючи це, є потреба у виготовленні обкладинки для цього журналу, прошити, пронумерувати та скріпити печаткою суду. На обкладинці зазначити назву журналу, номер за номенклатурою справ суду. За 2014 рік журнал оформлений належним чином. До заповнення журналів за 2013 рік та 2014 рік зауважень не виникло. Ведення журналу обліку апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань прокурора в кримінальних справах Інструкцією з діловодства не передбачено, але в суді ведення такого журналу вважається доцільним задля повноти обліку та передачі апеляційних скарг суддям.
Відповідно до плану роботи територіального управління було проведено вивчення стану організації роботи з кадрами і кадрового діловодства та надано методично-консультативну допомогу з питань дотримання вимог законодавства про державну службу, про боротьбу з корупцією в Гайсинському районному суді Вінницької області.
Ведення кадрового діловодства покладено на консультанта з кадрової роботи Гайсинського районного суду Яковлєву Марину Сергіївну, яка також є відповідальною за ведення обліку робочого часу та заповнення табелів обліку робочого часу.
Яковлєва М.С. в питаннях кадрової роботи керується Кодексом законів про працю України, Законами України: „Про державну службу”, „Про відпустки”, „Про засади запобігання і протидії корупції”, Методичними рекомендаціями щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженими наказом Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України від 05.07.1998 № 24, „Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників”, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 та іншими нормативно-правовими актами.
Номенклатура справ з ведення кадрового діловодства на 2014 рік сформована, затверджена наказом голови суду від 21.01.2014 р., погоджена Протоколом експертної комісії Гайсинського районного суду Вінницької області та Протоколом ЕПК архівного відділу Гайсинської райдержадміністрації від 21.01.2014 № 1.
Перелік документів, наявний в номенклатурі справ із кадрового діловодства, в цілому відповідає вимогам, передбаченим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 „Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів”.
Разом з тим, наказам про відрядження слід присвоїти окремий номенклатурний номер та завести окрему номенклатурну справу; накази про дисциплінарні стягнення відносяться до наказів з особового складу.
Посадові інструкції сформовані на усіх працівників апарату суду. Працівники ознайомлені зі своїми посадовими обов`язками, що викладені в посадових інструкціях, про що свідчать їхні підписи та проставлені дати ознайомлення. Один примірник посадової інструкції щодо конкретного працівника зберігається в номенклатурі, ще один примірник - зберігається у працівника, про що свідчить розписка про отримання, що долучається до особової справи.
Формування кадрового резерву в Гайсинському районному суді Вінницької області здійснюється переважно за рахунок працівників апарату суду. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву для проходження державної служби, затверджено наказом керівника апарату від 18.12.2012 № 107/ос. Вищезазначений список є неповним, кадровий резерв сформовано не на всі посади державних службовців апарату суду. Особи, які зараховані до кадрового резерву, подали заяви про їх згоду на зарахування до кадрового резерву, а також особисті річні плани, згідно з якими вони будуть здійснювати свою підготовку до роботи на посаді, на яку зараховані відповідно до вимог Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 № 199.
Прийняття на державну службу через конкурсний відбір відбувається наступним чином.
Наказом керівника апарату затверджено Порядок проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців у Гайсинському районному суді Вінницької області, до якого внесено зміни з урахуванням норм чинного законодавства. У названому Порядку враховані усі вимоги Загального порядку проведення іспиту державних службовців. Додатком до Порядку проведення іспиту є перелік питань для кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців на перевірку знань Конституції України, Законів України „Про державну службу” та „Про засади запобігання і протидії корупції” та питання з урахуванням специфіки повноважень суду та відповідних вакантних посад.
Затверджено склад конкурсної комісії Гайсинського районного суду Вінницької області. У разі зміни членів конкурсної комісії видається відповідний наказ. Як правило, склад конкурсної комісії складається з п`яти осіб. Однак, до складу конкурсної комісії суду не входить працівник кадрової служби, що суперечить вимогам абзацу другого пункту 3 Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169.
У 2013 році наказом керівника апарату від 23.04.2013 № 9-од оголошено конкурс на заміщення двох вакантних посад – секретарів судових засідань (на час відпустки основного працівника для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку). Оголошення про проведення конкурсу друкується в місцевій районній газеті «Трибуна праці». У повідомленнях про оголошення конкурсу зазначається наступна інформація: місцезнаходження та адреса органу, в якому оголошується конкурс, назва вакантної посади, основні вимоги до кандидатів щодо їх освітньо-кваліфікаційного та професійного рівня, стажу та досвіду роботи, термін прийняття документів – протягом 30-ти календарних днів з дня оголошення про проведення конкурсу. Примірник газети про оголошення конкурсу підшито до матеріалів номенклатурної справи. Після завершення прийому документів від кандидатів їх було перевірено на відповідність вимогам конкурсу.
26 червня 2013 року був проведений конкурсний відбір.
Під час складання письмового іспиту кандидати готували свої відповіді на питання білетів на аркушах зі штампом суду. На зазначених аркушах учасники конкурсу зазначали своє прізвище, ім’я та по батькові, номер екзаменаційного білета та назви питань, що містились в білетах. Недоліком є те, що у матеріалах конкурсу відсутні екзаменаційні білети, на які надавались відповіді конкурсантів.
Після складання іспиту проводилась перевірка відповідей та їх оцінювання. Під кожною відповіддю на конкретне питання екзаменаційного білету проставлялась оцінка та підписи усіх членів конкурсної комісії, що відповідає вимогам п. 4.2 Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців.
Після письмового іспиту з усіма претендентами на посаду, які набрали прохідну кількість балів (не менше 13), проводились індивідуальні співбесіди. Конкурсна комісія повідомляла кандидатів про результати конкурсу протягом трьох днів після його завершення. Порушень даних строків не виявлено. В суді випадків непогодження кандидатів із рішенням конкурсної комісії про переможця конкурсу не було.
Інформація про проведення співбесіди міститься у протоколах засідання конкурсної комісії. Витяги з протоколів конкурсної комісії підшиваються до особових справ державних службовців – переможців конкурсів.
Накази про призначення переможців конкурсів на посади, керівник апарату суду підписував після того, коли особа, рекомендована на посаду, пройшла спеціальну перевірку, відповідно до Указу Президента України від 25.01.2012 № 33/2012. Особи, які призначались на посади, давали згоду на збір та обробку персональних даних. Відповідні документи долучені до особових справ новопризначених працівників.
При вивченні питання щодо проходження стажування працівників встановлено наступне.
Організація стажування в апараті Гайсинського районного суду Вінницької області проводиться відповідно до Положення про порядок стажування у державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 № 804.
Позитивним напрямком в організації роботи з кадрами є проведення стажування працівників апарату суду на декількох посадах з метою підготовки до якісного виконання посадових обов`язків та взаємозаміни працівників.
Після завершення таких стажувань усі необхідні документи: заява про зарахування на стажування, відповідний наказ, індивідуальний план проходження стажування, доповідна записка та висновок про стажування, долучаються до особових справ працівників.
У ході вивчення стану кадрового діловодства ознайомлено із веденням особових справ державних службовців та суддів в Гайсинському районному суді. Особові справи заведені на всіх працівників зарахованих до штату суду. Кожна справа прошита та знаходиться у спеціально призначеній для цього папці. Основні документи в особових справах наявні. У міру проходження державної служби особові справи державних службовців доповнюються відповідними документами. В кожній справі державного службовця Гайсинського районного суду, які вперше зараховуються на службу, міститься текст Присяги державного службовця. Зазначено дату прийняття Присяги та підпис державного службовця, зроблені відповідні записи до трудових книжок. Ведеться книга обліку руху особових справ. Книга пронумерована, прошита та скріплена печаткою.
Ознайомлено з порядком ведення трудових книжок працівників апарату Гайсинського районного суду. Трудові книжки зберігаються разом із особовими справами в металевому сейфі. Ведеться книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Книга пронумерована, прошита та скріплена печаткою.
Записи до трудових книжок вносяться належним чином, своєчасно, відповідають вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом від 29.07.1993 № 58 Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110.
Кадрова служба контролює своєчасність розгляду питань про присвоєння чергових рангів державним службовцям.
Присвоєння чергового рангу державного службовця вперше призначеним особам на посади та присвоєння чергових рангів державним службовцям відповідають вимогам чинного законодавства. Керівником апарату видається відповідний наказ. Копія наказу долучається до особової справи працівника. Записи щодо присвоєння рангу державного службовця заносяться до трудових книжок.
Затримка у присвоєнні чергового рангу як засіб дисциплінарного впливу не застосовувався.
Проведено роботу по декларуванню доходів за 2013 рік суддів та державних службовців апарату Гайсинського районного суду Вінницької області. Заповнені бланки Декларацій долучені до особових справ суддів та державних службовців.
Організація та проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями своїх посадових обов`язків і завдань у Гайсинському районному суді проводиться здебільшого відповідно до «Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями, покладених на них обов'язків і завдань», затвердженого наказом Головдержслужби України від 31.12.2003 № 122.
Наказом голови суду від 15.02.2011 № 8-од затверджено Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Гайсинського районного суду Вінницької області своїх посадових обов`язків і завдань. Відповідно до наказу від 20.02.2014 № 5-од проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов`язків і завдань за підсумками роботи у 2013 році. За результатами проведення щорічного оцінювання з дванадцяти державних службовців апарату суду, які підлягали щорічному оцінюванню у 2013 році, дванадцять – отримали оцінку «добра».
Відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями, покладених на них обов'язків і завдань оцінювання здійснюється державним службовцем через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка щорічної оцінки, а не до Протоколу щорічної оцінки, що заповнюють державні службовці апарату суду.
У Гайсинському районному суді розроблений графік відпусток суддів та працівників апарату суду на 2014 рік. У звітному 2013 році переважно дотримувалось своєчасне надання відпусток відповідно до графіку, зроблені відповідні записи в особових справах суддів та працівників апарату суду. Графік відпусток суддів та працівників апарату суду потрібно затверджувати наказом.
У жовтні 2013 року проведена атестація державних службовців Гайсинського районного суду Вінницької області. Видано відповідний наказ від 21.10.2013 № 17-од, з яким ознайомлено працівників апарату суду. Додатками до зазначеного наказу затверджено кількісний та персональний склад атестаційної комісії, термін та графік проведення атестації державних службовців. До складу атестаційної комісії входили голова атестаційної комісії, секретар та члени комісії. На кожного державного службовця, який підлягав атестації, була складена службова характеристика та атестаційний лист.
Наказом від 22.11.2013 № 20-од «Про затвердження результатів проведення атестації державних службовців» було встановлено, що усі одинадцять працівників, які підлягали атестації, відповідають займаній посаді. Державні службовці ознайомлені з результатами атестації, про що свідчать проставлені дати та підписи.
В Гайсинському районному суді протягом 2012 та 2013 років до дисциплінарної відповідальності ніхто із працівників суду не притягувався.
Відповідно до номенклатури справ з кадрового діловодства, накази по Гайсинському районному суду розподілені:
1. Основна діяльність.
2. З особового складу (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангів, встановлення надбавок тощо).
3. Про надання відпусток.
4. З адміністративно-господарських питань.
Усі накази реєструються в журналах наказів. Кожному наказу присвоюється черговий порядковий номер в залежності від тематики та строків зберігання.
Перевіркою стану обліку та збереження матеріальних цінностей в Гайсинському районному суді встановлено, що, з метою збереження матеріальних цінностей, в суді призначені відповідальні особи:
- за збереження, обслуговування та експлуатацію автомобіля призначено Кучеренка В.В.(наказ від 10 червня 2009 року №5 од);
- за збереження основних засобів, інших необоротних матеріальних активів та малоцінного інвентарю – Селіщеву С.В. (наказ від 20 липня 2010 року №9 од ).
З матеріально-відповідальними особами укладено договір про повну матеріальну відповідальність
Перевіркою обліку матеріальних цінностей встановлено, що в суді матеріально-відповідальною особою інвентарна книга ведеться на електронних носіях. В інвентарній книзі відображено залишки товарно–матеріальних цінностей в розрізі субрахунків та відповідно до бухгалтерських документів (накладних, актів на списання), внесено інформацію про надходження та вибуття основних засобів, інших необоротних матеріальних активів.
В ході перевірки стану збереження матеріальних цінностей проведено їх огляд, чим встановлено, що відповідно до вимог Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів від 26 червня 2013 року № 611, матеріальним цінностям присвоєні інвентарні номери, що прописані на відповідних об’єктах обліку.
Перевіркою обліку основних засобів, що знаходяться на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні», виявлено, що їх передача проводиться на підставі договорів про взяття на позабалансовий рахунок матеріальних цінностей та при проведенні щорічних інвентаризацій вони також інвентаризуються, про що складені окремі інвентаризаційні описи.
Фінансова звітність складається щомісячно за відповідною формою, у встановлені строки. Усі фінансові документи сформовано в окремій номенклатурній справі в хронологічній послідовності.
Вибірковою перевіркою використання та списання знаків поштової оплати та конвертів встановлено, що відповідальною особою за складання реєстрів рекомендованої та простої кореспонденції призначено керівника апарату Цимбал Н.В. Складені реєстри на відправку рекомендованої кореспонденції містять відмітки про виконання відділення поштового зв’язку.
На підставі зазначених реєстрів рекомендованої і простої кореспонденції, постійно-діючою комісією, що створена згідно наказу від 01.11.13 №18-од, складені Акти на списання марок та конвертів, що затверджені головою суду.
Відповідно до зазначених актів на списання знаків поштової оплати щомісяця формуються звіти про рух коштів по кореспонденції в розрізі загального та спеціального фондів.
Книга реєстрації вихідної кореспонденції прошита, пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою суду.
Облік знаків поштової оплати та конвертів здійснюється по номенклатурі в розрізі вартості і найменування.
Для обліку бланків довіреностей в суді заведено журнал реєстрації виданих довіреностей, якому присвоєно номер 05-3 згідно номенклатури справ. Журнал прошитий, пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою суду.
Перевіркою основних засобів, які рахуються на балансі суду встановлено що, вони є в наявності, знаходяться в робочому стані, мають інвентарні номери та зберігаються в належних умовах.
Робота з фінансового обліку в Гайсинському районному суді Вінницької області організована належним чином.
Проте, при огляді основних засобів при вході до суду виявлено пандус для громадян з особливими потребами та 18 газових конвекторів, призначених для опалення приміщення, що не рахується за даними бухгалтерського обліку.
Належної уваги приділено безпеці та комфорту працівників апарату суду та відвідувачів суду. Обладнано територію для заїзду спец-автомобіля. В приміщенні суду відповідно до вимог ДБН обладнано окрему кімнату (із санвузлом) для підсудних. Для відвідувачів з особливими потребами біля центрального входу до приміщення суду обладнано пандус.
У коридорах та залах судових засідань розміщено схеми евакуації на випадок техногенної чи пожежної надзвичайної ситуації. Усі вікна приміщення суду обладнані металевими решітками, є в наявності кнопки виклику у залах судових засідань. Вирішено питання щодо встановлення бактерицидних ламп.
Охорона приміщення суду не здійснюється спецпідрозділом судової міліції «Грифон» (відсутній пропускний режим). Через відсутність поста судової міліції не використовується стаціонарний метало детектор, який є в наявності.
Зразково обладнано територію навколо приміщення суду (впорядковано газони, клумби, висаджено троянди).
З метою згуртування трудового колективу, підвищення довіри до суду затверджено Комунікаційну стратегію Гайсинського районного суду на 2014 – 2024 роки.
На високому рівні в суді організовано заходи пожежної безпеки. Згідно з наказом від 01.12.2013 № 10-од відповідальним за пожежну безпеку призначено Кучеренка Віктора Васильовича. Відповідальною за охорону праці та техніку безпеки призначено консультанта з кадрової роботи Яковлєву Марину Сергіївну.
У Гайсинському районному суді забезпечено систематичне вивчення інструкції про заходи пожежної безпеки (під підпис кожного працівника суду), що затверджена керівництвом суду. Під підпис усі працівники апарату суду попереджені про заборону використання в суді саморобних електропобутових приладів. Усі працівники ознайомлені зі схемою евакуації у разі виникнення надзвичайної ситуації.
Належним чином оформлено та заповнено журнали реєстрації інструктажів з питань газової та пожежної безпеки.
Належним чином ведеться облік вступних та повторних інструктажів з охорони праці. Відповідні журнали оформлені та заповнюються належним чином.
Попередньо робота Гайсинського районного суду вивчалась 7 квітня 2011 року. За результатами вивчення організація роботи Гайсинського районного суду щодо ведення діловодства, судової статистики була визнана такою, що перебуває на високому рівні, організація кадрової роботи – на належному рівні.
Висновок:
Організація роботи Гайсинського районного суду Вінницької області у частині ведення діловодства, судової статистики, забезпечення діяльності суду перебуває на високому рівні.
Кадрова робота у Гайсинському районному суді ведеться на належному рівні, окремі питання організації кадрового діловодства потребують подальшого вдосконалення.
Пропозиції :
1. Врахувати в роботі викладені у довідці зауваження та рекомендації.
2. Забезпечувати повноту і достовірність введення інформації по судових справах до КП «Д-3».
3. Підтримувати в активному стані діяльність суду щодо позиціонування своєї діяльності у засобах масової інформації.
4. Забезпечити в суді дотримання вимог до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.
5. Для приведення у відповідність фактичної наявності та даних бухгалтерського обліку, на підставі письмового наказу голови суду постійно діючій інвентаризаційній комісії суду провести оцінку виявлених матеріальних цінностей відповідно до технічних показників та дійсної вартості на дату оцінки.
6. Зобов’язати матеріально-відповідальну особу до 01.06.14 надати до відділу планово-фінансової діяльності територіального управління акт оцінки та пояснення щодо наявності неоприбуткованих матеріальних цінностей.
Враховуючи фактичний стан справ з питань дотримання вимог законодавства про державну службу та боротьбу з корупцією, ведення кадрової роботи в Гайсинському районному суді Вінницької області рекомендуємо:
1. При формуванні номенклатури справ з кадрового діловодства дотримуватись вимог, передбачених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів».
2. Поповнити список осіб, зарахованих до кадрового резерву для проходження державної служби з урахуванням штатної чисельності державних службовців апарату Гайсинського районного суду Вінницької області.
3. Внести зміни до складу конкурсної комісії Гайсинського районного суду Вінницької області, включивши працівника кадрової служби. З наказами про оголошення конкурсу на заміщення вакантних посад ознайомлювати працівників апарату під підпис.
В ході вивчення стану організації роботи Гайсинського районного суду Вінницької області відповідальним працівникам суду надана практична допомога в удосконаленні ведення діловодства, кадрової роботи, з ведення обліково-статистичних карток, роботи зі зверненнями громадян та порядку обліку матеріальних цінностей.
Заступник начальника управління Олег КИСЛИЦЯ
Завідувач сектору організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій Ніна КОЛОДЬКО
Головний спеціаліст сектору організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій Ірина ВОЛОЩУК
Головний спеціаліст сектору кадрової
роботи Ірина КУЗЬМІНА
Провідний спеціаліст відділу
планово-фінансової діяльності,
бухгалтерського обліку та звітності Тетяна ШЕВЧУК
_03_03.png)
