Робота секретаря судового засідання: реалії

Про посадові завдання та обов’язки, які покладені на секретаря судового засідання.

Мабуть, тільки люди, які працювали або працюють на цій посаді, можуть повністю збагнути весь обсяг покладеної на них роботи. Звичайно, у кожного своя ситуація вибору такого напряму роботи: хтось починає з секретаря і в подальшому вже сам відправляє правосуддя, а хтось таким чином отримує досвід, щоб надалі мати змогу просуватися у сфері юриспруденції.

Чомусь багатьом здається, що в лавах суду секретарі виконують лише примітивні, «суто технічні» функції, але це не завжди так. Давайте розглянемо посадові завдання та обов’язки, які покладені на цю посаду:

• здійснює судові виклики і повідомлення;
• перевіряє, хто з учасників судового процесу з’явився в судове засідання, хто бере участь в судовому засіданні в режимі відеоконференції, і доповідає про це головуючому;
• забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами і проведення судового засідання в режимі відеоконференції;
• забезпечує ведення протоколу судового засідання;
• забезпечує оформлення матеріалів адміністративної справи;
• виконує інші доручення головуючого у справі.

На перший погляд, нічого складного немає, але давайте згадаємо обсяги роботи та її специфіку. Почнемо з самого початку.

Після того, як позовну заяву зареєстровано і шляхом автоматизованого розподілу обрано суддю, котрий буде її розглядати, заяву передають головуючому судді. Далі, коли суддя винесе процесуальну ухвалу і розпочинається робота секретаря, а саме направлення кореспонденції учасникам справи.

Якщо детально розібратись, то й від секретаря залежать подальші строки розгляду справ (якщо, звичайно, провадження відкрито). Чому, ви спитаєте? Є багато факторів, які можуть спричинити несвоєчасне і неналежне повідомлення сторін, починаючи з некоректного внесення даних, наприклад, адрес сторін, їх особистих даних тощо. А це трапляється на першому етапі реєстрації заяви в канцелярії, і ці дані автоматично підтягуються в електронну базу документообігу суду.

З метою зручності та прискорення роботи секретарі друкують конверти і зворотні повідомлення через комп’ютер. Якщо кожен раз не перевіряти відповідність адрес сторін та їх особистих даних, що забирає немало часу, у випадку помилки при реєстрації в канцелярії конверт повернеться з відміткою «не вручено», а це вже буде причиною відкладення призначеного судового засідання, оскільки сторона неналежним чином повідомлена. А не перевірив, зірвав засідання хто? Секретар.

Ми навели приклад, коли мова йде про одну справу, а уявімо, що їх на день десятки, а іноді і до сотні. Тоді займатися перевіркою адрес навряд чи кожен раз вийде, тому що кореспонденцію потрібно направити не пізніше наступного дня після того, як підписаний документ, який підлягає відправці. У подальшому аналогічно і по відправкам повісток, які потрібно кожен раз направляти, якщо відкладається засідання чи у ньому оголошується перерва.

Коли відправка здійснена, справу/справи потрібно сформувати, підшити згідно інструкції суду, пронумерувати та відкласти в сейф на призначену дату слухання. А коли по справах надходять зворотні повідомлення або додаткові документи, їх також потрібно долучати до справ. Нагадаємо ще раз про обсяги, кількість справ.

Далі — слухання справи. Деякі судді всі процесуальні питання вирішують через судове засідання, шляхом фіксування, а це кожен раз ведення протоколу судового засідання та запис диску. У випадку слухання справи по суті секретар має ретельно слухати питання та відповіді сторін і головуючого і вносити дані в протокол. Після закінчення засідання протокол долучається до справи, а в діловодстві вноситься інформація щодо причини відкладення, якщо таке відбулося. І знову ж, кількість справ, призначених до розгляду на один день, може досягати різних показників, а їх складність — до тривалого розгляду (слухання). Оскільки є чітко визначені строки відправки документів, після закінчення слухань потрібно ще виконати відправку кореспонденції.

Далі — оформлення справ і здавання їх до канцелярії суду. Коли вже винесено рішення по суті справи і направлено його чи вручено сторонам, справа має бути, відповідно до інструкції з діловодства, повністю сформована, пронумерована, описана та здана до канцелярії. Для того, щоб виконати весь обсяг роботи і не порушити строки як відправки кореспонденції, так і здачі справи, нерідко секретар виконує її у позаробочий час.

Якщо порівнювати рівень оплати праці секретаря з іншими посадами в суді, менше отримує тільки секретар суду. Вважається, що такого роду робота оплачується належно, навіть більш як належно. При цьому секретар судового засідання має бути повністю відповідальний за організацію розгляду справ. Відповідно до Кодексу законів про працю України, законів України «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції», він несе відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

І під негативні настрої сторін часто потрапляє саме секретар — чомусь сторонам здається, що у всіх негараздах винен саме він. Але ж, якщо чітко керуватись його обов’язками і правами, це далеко не так.

Звісно, такий досвід роботи добре дисциплінує та організує, і добре, що ВП ВС дійшла позитивного висновку щодо зарахування стажу роботи на посаді секретаря судового засідання до стажу роботи, який дає право на допуск до складання кваліфікаційних іспитів та отримання свідоцтва про право заняття адвокатською діяльністю. І знову ж, кожен індивідуально у своїй ситуації обирає тривалість праці на такій посаді. Але якнайменш, належно оцінювати та оплачувати покладену на цих людей роботу було б набагато краще, ніж критикувати і відносити цю посаду до «технічних».